CARGO: VAGAS URGENTES SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA
Local: Rio de Janeiro – RJ
Bairro: Barra da Tijuca
(Dicas do Vagas Urgentes: É imprescindível informar que visualizou a vaga no site VAGAS URGENTES)
VAGA SECRETÁRIA ADMINISTRATIVA – Barra da Tijuca
Local: Barra da Tijuca
A empresa oferece: Salário + VT + VR + Ass Médica
Executar atividades de apoio aos diretores, gerentes e demais áreas de sua diretoria que envolvam atendimento de ligações telefônicas, organização de agenda e arquivos, eventos e viagens, elaboração de correspondências, relatórios e textos diversos nos idiomas inglês e francês, entre outros e distribuição de documentos, atuando dentro dos princípios éticos e profissionais.
Principais responsabilidades/atividades
Organizar e manter registros da agenda dos diretores e gerentes, mantendo-os atualizados sobre compromissos como reuniões, prazos a serem cumpridos e programações de trabalho, entre outros, visando efetiva realização das atividades. Atender ligações telefônicas, identificando o interlocutor, o profissional a ser contatado e o assunto a ser discutido, atentando para o grau de prioridade e urgência.
Fazer ligações externas e internas, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado, quando necessário.
Preparar/redigir correspondências, comunicados, tabelas, traduções e outros documentos, seguindo orientação superior, bem como providenciar a reprodução e circulação destes entre as partes interessadas, quando necessário. Preparar relatórios diversos conforme solicitação superior, contribuindo para o cumprimento do fluxo de trabalhos administrativos dos compromissos assumidos e da tomada de decisão pela liderança.
Receber os visitantes da diretoria/gerência, acomodando-os em locais adequados, organizando reuniões e eventos específicos, garantindo a infraestrutura necessária ao cumprimento dos objetivos estabelecidos. Organizar arquivo de documentos, mantendo-o atualizado e de fácil consulta.
Efetuar reservas de passagens aéreas, hotéis e reserva de automóvel, bem como solicitar adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas. Providenciar documentação legal para viagem (passaportes e vistos) dos diretores e gerentes, quando necessário. Receber malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências em tempo hábil.
Formação acadêmica
Ensino superior completo.
Administração, Economia, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.
Conhecimentos
Pacote MS Office
Inglês Avançado/Fluente
Habilidades e atitudes
Boa comunicação escrita e verbal
Organização
Senso de urgência
Flexibilidade
Bom relacionamento interpessoal
Negociação
Responsabilidade
Comprometimento
Proatividade
Confiabilidade
Confidenciabilidade
Equilíbrio emocional
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